Poduzetnici, menadžeri, vođe timova, svi su u sličnoj poziciji – ako se ne nauče delegirati, zadavati odgovornosti podređenima, propast će. Osnivač AudienceBlooma Jayson Demers piše za Inc. o svojim iskustvima s delegiranjem. “Delegiranje je ključno za maksimizaciju vaše produktivnosti i očuvanje mentalnog zdravlja kad su rokovi kratki, a količina posla velika. Problem je u tome što većina poduzetnika ne zna učinkovito delegirati, ili ne delegiraju zadatke ako nisu primorani.”
Za Demersa je delegiranje vještina, što znači da se može savladati vježbom. Evo strategija koje on predlaže:
1. Naučite se pustiti posao
Novopečeni šefovi najčešće imaju problem s prepuštanjem svog posla drugima. Nekad su toliko posvećeni da ne žele da im itko pomogne. Ili se boje da nitko drugi nije sposoban to obaviti umjesto njih.
Bez obzira na razlog, prvo moraju naučiti pustiti stvari iz svojih ruku. Trebaju početi od malih stvari, povjeravati manje zadatke, i polako napredovati. Kad upoznaju tim bolje i kad se razvije uzajamno povjerenje, shvatit će da moraju prepustiti posao svojim ljudima kako bi svi zajedno uspjeli.
2. Uspostavite sustav prioriteta
Dio procesa puštanja je uspostavljanje sustava prioriteta. Naravno, kakav će on biti ovisit će od ekspertize šefa, industrije i vrste posla kojom se njegov tim bavi, ali trebale bi postojati barem četiri kategorije obzirom na količinu truda i stupanj vještine koji su potrebni. Zadatke iz najviše kategorije trebaju rješavati sami, dok niže kategorije trebaju delegirati. Količina truda je važna – primjerice, delegirajući zadatak za koji treba malo vještine ali puno truda, uštedjet će puno vremena.
3. Prilagodite se jakim stranama svojih radnika
Vođe moraju naučiti sve o svojim ljudima. Moraju poznavati njihove jake i slabe strane, kao i trenutnu te potencijalnu razinu vještina. Delegirati treba osobama koje imaju najviše relevantnih vještina za pojedini zadatak. Doima se očito, ali mnogi delegiraju onima koji imaju najmanje posla ili koji jednostavno nalete u tom trenutku.
Važna je konzistentnost. Što više delegirate isti zadatak istoj osobi, to će ta osoba biti vještija za takve zadatke.
4. Uvijek dajte upute
Postupak izvođenja zadatka možda se doima očitim šefu, ali zaposleniku trebaju precizne upute. Ako je važno na koji način izvršiti zadatak, treba dodati i te upute, kao i informacije o rokovima i sličnom.
Detaljne i jasne upute onemogućit će nesporazume i osigurati učinkovitost. To je proaktivna strategija na korist šefa i zaposlenika.
5. Ne bojte se ljude naučiti novim vještinama
Nekad u timu nema osobe s potrebnom vještinom za pojedini zadatak. To ne znači da ga se ne može delegirati. Većina vještina se može naučiti, neke lakše od drugih, pa i podučavanje može biti dio postupka delegiranja.
Prvih nekoliko puta taj model delegiranja oduzima više vremena nego da šef sam obavi posao, jer podučavanje traje, ali to je ustvari investicija u buduće uštede vremena. Transferom vještina otvara se mogućnost delegiranja svih sličnih zadataka u budućnosti.
6. Vjerujte, ali provjerite
Dobar šef vjeruje da će vaš čovjek izvršiti zadatak na način koji smatra najboljim. Ali ne boji se provjeriti ide li sve svojim tijekom. Dobro je provjeriti zadatke koji, primjerice, sutra imaju rok za dovršetak. Dovoljno je poslati kratki email s upitom je li sve u redu.
Diskretno ponašanje šefa jača međusobno povjerenje i poštovanje unutar tima, ali i osigurava da neće biti nesporazuma.
7. Koristite povratnu spregu da poboljšate proces
Povratne informacije su najvažniji dio postupka delegacije, i putuju u oba smjera. Ako je zadatak dobro obavljen, šef treba javno pohvaliti radnika. Ako nije, vrijeme je za konstruktivnu kritiku.
Nije loše pitati članove tima što oni misle o šefovom načinu delegiranju, imaju li dovoljno informacija i dobivaju li pravi ljudi prave zadatke. Delegiranje nije lako, ali jednom kad se razvije ta vještina, tim će ojačati, a šef će imati više vremena za najvažnije i najteže zadatke.