Ako se na sastanak ušetate s rukama u džepovima i isto tako izađete s njega, izlažete se opasnosti da kasnije zaboravite zašto ste uopće utrošili svoje vrijeme. Radije ponesite bilježnicu i olovku, kako biste mogli zapisati ključne poruke sa sastanka. Evo 5 ključnih tehnika bilježenja koje će vam pomoći da vodite bilješke kao pravi profesionalac i izvučete maksimum iz svakog sastanka:
1. Počnite bilježiti prije sastanka.
Popišite teme koje su vama važne. Koja pitanja želite razriješiti na sastanku? Koje informacije morate dobiti od ljudi s kojima se sastajete? Koje zadatke morate podijeliti suradnicima?
Nije loše imati zapisano i rečenicu-dvije o dosadašnjem razvoju projeka koji je tema sastanka, a ako se sastajete s ljudima izvan tvrtke koje prvi put susrećete, a znate tko će biti prisutan, zapišite i njihova imena i funkcije.
2. Ne zapisujte sve.
Zapišite ono što je bitno – rokove, dogovore. Nije loše ako dio vaših bilješki izgleda poput igrokaza, primjerice: “IVANA: Odjel prodaje gubi vrijeme zbog učestalih padova sustava.”
Ograničite svoje zapisivanje na informacije koje morate upamtiti i činjenice koje zahtijevaju akciju.
3. Sredite bilješke nakon sastanka.
Učinite to čim prije, najkasnije do kraja dana. Inače ćete se sutradan pitati što ste mislili kad ste nešto zapisali.
4. Analizirajte sastanak.
Jednom kad prođete kroz bilješke shvatit ćete i koliko je vrijedio sastanak na kojem ste bili. Je li to bio sastanak radi sastanka, ili je postojao važan razlog za njega? Otkrit će vam količina i kvaliteta onoga što ste zabilježili.
5. Pretočite bilješke u elektronski oblik.
Dodajte zadatke u svoje to-do liste, ideje u svoju omiljenu aplikaciju za bilješke ili Wordov dokument. Bilježnica se ispuni i baci, a elektronički dokumenti su, pogotovo ako su u cloudu, zauvijek.