Mislite li da imate dovoljno vremena za sve? Da vam netko daruje dva sata dnevno, na što biste ih potrošili? Prema jednom američkom istraživanju, većina ispitanika bi provela dva sata više u danu sa svojom obitelji.
Upravljanje vremenom je vještina kao svaka druga, može se naučiti uz malo truda i pametan savjet. Evo što blog Ian’s Messy Desk piše o tome kako upravljati vremenom:
1. Uvijek gledajte unaprijed
Ljudski je živjeti u prošlosti: uživati u uspjesima i razbijati glavu neuspjesima. Ali ne možete napredovati ako uvijek gledate unatrag.
Jednostavno rezimirajte što ste naučili u prošlosti ili je upotrijebite za ohrabrenje, i nastavite prema novim izazovima i prilikama.
2. Grupirajte slične zadatke
Mnogo vremena gubimo na pokretanje, zaustavljanje i promjenu različitih razina i vrsta zadataka. Uštedite vrijeme grupiranjem sličnih zadataka. Obavite sve telefonske pozive odjednom. Odradite sve izvan ureda tijekom jednog izlaska. Odgovarajte na mailove jednom dnevno. To je mnogo učinkovitiji način korištenja vremena.
3. Uračunajte prekide u upravljanje vremenom
Bez obzira na to koliko ste organizirani, pojavit će se nešto što će vas prekinuti. Evo kako se oduprijeti:
- Predvidite vrijeme za prekide u rasporedu. Ako znate da za neki zadatak trebate dva sata, dodajte 30 minuta za svaki slučaj.
- Identificirajte razdoblja s prekidima. Ako znate da će vas ponedjeljkom ujutro prekidati više nego srijedom poslijepodne, ostavite zadatke za koje morate biti koncentrirani za srijedu.
4. Očistite raspored
Ako trčite s jednog mjesta na drugo bez daha, raspored vam je prepun. Vrijeme je za čišćenje. Eliminirajte aktivnosti koje nisu bitne. Organizirajte i zakažite sve što morate obaviti izvan ureda i obavite to, po mogućnosti, odjednom. Tako ćete osloboditi vrijeme.
5. Planirajte telefonske pozive
Vrijeme provedeno na telefonu može se oteti iz ruke, ako nemate plan. Zapišite što želite reći unaprijed. Popišite koje sve informacije morate doznati. Tako ćete držati razgovor na temi i eliminirati potrebu da kasnije morate nazivati za dopunu.
6. Uvedite rutinu i držite je se
Krize izbijaju i prekidi se događaju, ali bit će lakše vratiti se poslu ako imate dnevnu rutinu.
7. Vremenski ograničite zadatke
Pojedini zadaci, poput čitanja mailova, uzeli bi vam sve vrijeme da im to dopustite. Naviknite se zakazivati fiksne termine za takve zadatke. Kad istekne vrijeme, prekinite sa zadatkom i prebacite se na sljedeći prema rasporedu.
Kad se malo naviknete na ovaj sistem, podesite ga. Znat ćete koji su zadaci pogodni za termin od pola sata, a za koje trebate cijelo poslijepodne.
8. Pojednostavljujte stvari
Ako često sebi govorite da za nešto nemate vremena, ili ste preumorni, vrijeme je da pojednostavite svoj život. Ne dajte da stresovi upravljaju vama, preuzmite kontrolu.
9. Odmorite se
Zvuči kao da ćete na taj način obaviti još manje, ali važno je osjećati se pun energije. Ne jedete li zdravo, ili su vam mišići zgrčeni od predugog sjedenja, ili vam stres raste, produktivnost pada. Odmorite se.
Na pauzi za ručak se odmaknite od stola. Odspavajte deset minuta ili prošetajte da umanjite stres. Kad se vratite na posao, imat ćete energije za rad.
10. Zapisujte stvari
Osim ako imate jako malo jako repetitivnih zadataka, ne očekujte od svog mozga da se prisjeti svega što čeka da se odradi. Najhitniji zadaci izgurat će sve drugo u pozadinu – često i ono najvažnije. Zapišite sve i oslobodite mozak za analizu informacija te produktivne odluke.