6 zlatnih pravila sastanaka: kako učiniti nešto korisno i ne izgubiti vrijeme

Previše sastanaka u korporativnoj kulturi jedan je od vodećih razloga nezadovoljstva zaposlenika. Ako se već odlučite prisustvovati sastanku, evo šest pravila sastanaka koje je s nama podijelio Ian McKenzie:

1. Dođite na sastanak samo ako ste potrebni. Neki koriste sastanke kao sredstvo ulizivanja šefovima; žele samo biti viđeni, bez obzira jesu li potrebni na sastanku. Ako ni na koji način nećete pridonijeti sastanku i raspravi na njoj, ili ako vas se ishod sastanka ne tiče, nemojte ni doći na njega. Bespotrebni sudionici samo produžuju vrijeme sastanka.

2. Dođite na vrijeme. Osoba koja vodi sastanak često će početi na vrijeme bez obzira pojavi li se netko 5 ili 10 minuta kasnije. Neki ljudi kasne jer žele odati dojam da su toliko zaposleni i važni da nisu uspjeli stići na vrijeme. To je jako bezobrazno prema voditelju sastanka i svima koji su stigli točno kad treba.

3. Budite spremni dati svoj doprinos. Ako se držite prvog savjeta, to znači da dolazite samo na sastanke gdje je vaša prisutnost potrebna. Unaprijed pripremite sve informacije koje smatrate relevantnima. Čak i ponesite dvostruko više podataka nego što mislite da će vam trebati. Ali nemojte dosađivati ljudima. Ako trebate iznijeti puno informacija, isprintajte ih i uručite sudionicima dan ili dva prije sastanka.

4. Obraćajte pozornost. Uvijek će na sastanku biti onih koji su toliko koncentrirani na vlastita mišljenja da ne slušaju što drugi govore. Pozorno slušajte raspravu. Ne želite zvučati kao pokvareni telefon i ponavljati tuđe rečenice.

5. Sudjelujte u raspravi. Pogledajte raspored tema i razbistrite misli prije sastanka. Napišite bilješke. Ako ste pripremljeni imat ćete više energije za izreći svoja stajališta.

6. Budite pristojni. Vjerojatno se nećete slagati sa svime izrečenim na sastanku. Nikad nemojte prekidati nekog dok priča – čak ni ako se ne uopće ne slažete s tom osobom. Zabilježite si tu misao i izrecite je kasnije uz dozvolu voditelja sastanka. Cilj većine sastanka je postići dogovor. Ako su sudionici previše ratoborni, sastanci će se odužiti. Tražite načine za postići suglasnost.

Ako sudjelujete na sastanku, poštujte tuđe vrijeme i budite spremni, koncentrirani, koncizni i pristojni.