10 najboljih uredskih strategija za uštedu vremena

Držite li se zakona, u svom uredu provodite točno sedam i pol sati dnevno. Više od toga ne smijete, osim ako će poslodavac platiti prekovremene sate.

Sedam i pol sati i nije jako puno vremena, ako ste pretrpani poslom. Srećom, postoje razne metode kojima možete eliminirati sitnice koje vam oduzimaju vaše dragocjeno vrijeme. Kad se više njih zbroji, oslobodit ćete lijepi komad dana za ono što zaista trebate odraditi. Evo što za efikasan rad u uredu preporuča Productivity501:

1. Držite sredstva za čišćenje pri ruci

Zvuči kao jednostavna stvar, ali rijetkima padne na pamet. Rola papirnatih ručnika i boca sredstva za čišćenje u raspršivaču u ladici pomoći će vam da brzo riješite problem u slučaju malih nezgoda, primjerice prolivene kave, ili da samo na brzinu očistite svoje radno mjesto kako bi bilo uredno i ugodno za rad.

2. Uklonite stolicu za goste

Suradnici se neće zadržavati pored vašeg stola i ćaskati, ako nemaju na što sjesti. Možete negdje sakriti rasklopivu stolicu, ili posuditi stolicu iz konferencijske sobe, ako imate vanjskog posjetitelja ili trebate s nekim razgovarati o poslu.

Još jedan dobar trik je da ustanete kad netko uđe u vašu sobu. Kad im želite signalizirati da je vrijeme da odu, jednostavno opet sjednite. Većina će shvatiti.

3. Otvarajte poštu nad košem za smeće

Još bolje, nemojte je niti donijeti u sobu. Otvorite je na mjestu gdje je preuzimate, i odmah bacite što vam ne treba. Ako sve otvorite za stolom, morate se po drugi put baviti poštom koja vam ne treba kad je budete skupljali za bacanje u reciklažu. Svaka radnja kojom smanjujete količinu nepotrebnih stvari koje donosite u ured je korisna.

4. Spremite zalihe za slučaju nužde u ladicu

Dobra je ideja u ladici imati rezervni dezodorans, vodicu za ispiranje usta ili putnu pastu i četkicu za zube, 50 ili 100 kuna u gotovini… Nećete ih često koristiti, ali će vam dobro doći ako, primjerice, slučajno pojedete za ručak nešto od čega vam se iz usta širi neugodan miris. Nećete morati gubiti vrijeme na odlazak u trgovinu. Ako ste često na terenu, nije loše imati sve te zalihe u torbi za laptop.

5. Brzo biranje, favoriti i kratice

Ako često posjećujete nekoliko web stranica, postavite ih kao favorite u posebnu mapu. Aplikacije koje koristite svaki dan moraju imati kratice na radnoj površini (shortcute na desktopu). Brojeve koje često nazivate postavite na brzo biranje na telefonu.

6. Vodite dnevnik bilješki

Netko vas nazove i da vam broj telefona, adresu ili termin sastanka. Što s bilješkom koju ste napravili? Mnogi skupljaju komadiće papira i post-ite na koje su zapisali bilješku. Ljudi koji ne gube vrijeme imaju bilježnicu ili datoteku u koju odmah zapišu sve što su zabilježili i bace papirić u reciklažu. Bonus za one koji datoteku drže na Dropboxu ili drugom servisu kojem mogu pristupiti s bilo kojeg uređaja.

7. Strateški sati za uštedu vremena

Imate li fleksibilno radno vrijeme, pokušajte strateški rasporediti radne sate. Možete planirati radno vrijeme na način da izbjegnete gužvu u prometu, i ujedno odradite sat vremena posla prije nego vam kolege počnu odvlačiti pozornost. Ranije ćete uloviti i bolje mjesto za parkiranje. Za mnoge ljude mali pomak u vremenu izlaska iz kuće lako može predstavljati napredak za uštedu vremena od 10 ili 15 minuta na putu do posla. Tijekom godine to postaju cijeli dani uštede vremena.

8. Rad od kuće

Dopušta li to vaš poslodavac, radeći od kuće jedan dan u tjednu možete uštediti mnogo vremena. Ne samo što taj dan nećete potrošiti vrijeme na putovanje do posla, nego ćete se moći bez prekida koncentrirati dulje nego u uredu.

9. Skenirajte stare dokumente

Većina uredskih uređaja za kopiranje imaju i skener, koji može izravno odskenirati dokument u PDF datoteku. Neki čak imaju ugrađen i OCR – prepoznavanje teksta. Odskenirate li stare dokumente, uštedjet ćete na prostoru, ali i olakšati sebi pretraživanje arhive.

10. Prosljeđivanje poziva

Neki zadaci realno traže malo vremena, možda pola sata, ali zahtjevaju stopostotnu koncentraciju. Uz prekide mogu potrajati 3 do 4 sata. Kad imate takav zadatak, proslijedite pozive na govornu poštu ili tajnicu, ugasite mobitel i zatvorite aplikaciju za email. Možete čak na govornoj pošti ostaviti poruku otprilike ovakvog sadržaja: “Trenutno se ne mogu javiti, ali ću sve propuštene pozive uzvratiti između 10:45 i 11 sati.” Ne zaboravite isključiti preusmjeravanje poziva kad završite sa zadatkom.