Komunikacija emailom je potpuno promijenila način poslovnog komuniciranja, ali je sa sobom donijela neke probleme. Poslovno pismo gotovo više i ne postoji kao oblik komunikacije. Najčešće greške koje korisnici emaila u poslovnom okruženju rade su, ili da mu pristupaju kao nekad pisanoj poslovnoj komunikaciji, ili da ga shvaćaju previše olako.
Blog Ian’s Messy Desk donosi sedam zlatnih pravila email komunikacije u poslovnom okruženju:
1. Koristite kratke odlomke
Email se uglavnom čita s kompjuterskog ili smartphone ekrana. Pišite u kratkim odlomcima – do nekoliko rečenica – kako bi olakšali primatelju čitanje.
2. Budite neposredni
Koristite zamjenice u drugom licu. Riječi kao što su “ti” ili “vi” daju čitatelju do znanja da mislite na njega osobno.
3. Ne šaljite spam
Ne prosljeđujte svaku glupu šalu ili pjesmicu koju je vama proslijedio vaš bratić u drugom koljenu. Ljudi ne vole u svoj kućni poštanski sandučić primati gomile beskorisne pošte, a ne vole ni kad im ona stiže u elektronski sandučić. Pogotovo pazite da ne zatrpate emailovima potencijalnog klijenta kojem želite nešto prodati.
4. Provjerite pravopis i gramatiku
Uložite jednaku količinu vremena u provjeru pravopisa i gramatike kao i kod bilo kojeg drugog oblika pisane komunikacije. Neuredna email poruka će ostaviti loš dojam o vašoj profesionalnosti.
5. Dodajte potpis
Većina programa za email može automatski dodavati vaš potpis. U njemu bi trebalo biti vaše ime, funkcija, podaci za kontakt i ime tvrtke.
6. Odgovarajte učinkovito
Razvijte vlastita pravila za obradu primljenih email poruka na produktivan način. Neki, primjerice, odgovaraju na emailove samo u određenom terminu u danu.
7. Ignorirajte sve prethodne savjete
Ako razmjenjujete veliki broj poruka s nekim suradnikom, optimizirajte postupke kojima obrađujete međusobne mailove. Možete razviti vlastite kratice i zaobići većinu prethodnih savjeta, poput provjere pravopisa, jer ćete zajedno s tom osobom razviti vlastite protokole.