10 najboljih trikova za upravljanje vremenom ako radite u uredu

Mnogi uredski radnici ne pokazuju previše zanimanja za strategije uštede vremena, jer računaju kako će na poslu provesti svojih osam sati i ne vide prednosti u tome da štede vrijeme. Međutim, upravljanje vremenom svima koristi, pa i onima koji imaju fiksno radno vrijeme. Koristite li svoje radno vrijeme na bolji način, izbjeći ćete stres, obavit ćete zadatke na vrijeme i razvit ćete bolje odnose s kolegama.

Blog Productivity 501 donosi svojih deset savjeta za uštedu vremena u uredu:

1. Ako imate klizno radno vrijeme, upotrijebite ga za optimizaciju vremena putovanja do posla. U većim gradovima pomicanjem radnog vremena za samo pola sata možete izbjeći špicu i skratiti vrijeme putovanja do posla na pola.
2. Doznajte što je brže, stepenice ili lift. Ako imate manje od 5 katova za popeti se, stepenice su možda značajno brže od lifta. Možda ćete morati malo eksperimentirati, ali uštedite li minutu ili dvije dnevno, to su sati na godišnjoj razini.
3. Ne preskačite ručak. Zvuči kontraintuitivno, ali preskakanje ručka neće vam uštediti vrijeme. Čovjek nije dizajniran za to da bude produktivan kroz osam sati neprekidnog rada. Čak i pola sata pauze pomoći će vam da vratite fokus na produktivnost.
4. Ne čekajte stvari. Ako vašem kompjutoru treba nekoliko minuta da se podigne, obavljajte neku drugu stvar za to vrijeme, umjesto da sjedite i čekate. Primjerice, možete za to vrijeme provjeriti pristiglu poštu, pospremiti stol, utvrditi plan za taj dan i tako redom. Samo nemojte sjediti i čekati, nego iskoristite to vrijeme za nešto što ionako morate obaviti.
5. Pripremite se za sutra. Prije nego napustite radno mjesto, upotrijebite nekoliko minuta za pripremu sutrašnjeg dana. Zapitajte se čega se sada možete sjetiti, a da vam može uštediti vrijeme sutra. To može biti, primjerice, neka kratka bilješka koju ćete zapisati, brzi mail kolegi s upitom za neku informaciju ili priprema nekih dokumenata koji će vam zatrebati sutra.
6. Isključite obavijesti o email porukama. Većina ljudi prima email poruke tijekom cijelog dana. Ne želite da vas kompjutor obavijesti o svakoj poruci elektroničke pošte koja stigne. Ako je vaš posao takav da morate provjeravati mailove svakih 15 minuta, u redu, ali i tada možete pokušati organizirati rad tako da poruke čitate između obavljenih zadataka. Oporavak od prekida traje dulje nego mislite. Radije obavite zadatak u 15 minuta, nego da trošite na njega pola sata, jer vas je prekinula dolazna pošta. Ako je nešto hitno u pitanju, pošiljatelj bi vas ionako trebao nazvati, umjesto da šalje mailove.
7. Nemojte sjediti. Ako samo sjedite cijeli dan, bit ćete manje produktivni. Kratka šetnja će vam olakšati posao i pročistiti misli. Postoje li zadaci zbog kojih morate ustati od stola, rasporedite ih strateški kroz dan kako bi se odmorili od sjedenja. Čak i nekoliko minuta stajanja za vlastitim stolom, dok čitate mailove ili neku tablicu, je dobro.
8. Grupirajte zadatke. Zadaci koji zahtjevaju istu vještinu ili razinu koncentracije spadaju u istu skupinu. Primjerice, imate 4 zadatka koji traže visoku razinu koncentracije – obavite ih sve u vrijeme kad vas nitko neće prekidati. Ako vam koristi da za to vrijeme ugasite mobitel, učinite to i obavite ih odjednom. Ako morate svog šefa nešto pitati, a nije hitno, pričekajte da se nakupi nekoliko pitanja.
9. Locirajte i eliminirajte uska grla. Pokušajte se riješiti zapreka. Primjerice, ako presporo tipkate, naučite se koristiti svih deset prstiju. Tipkat ćete vjerojatno cijeli život, pa vrijedi uložiti mjesec dana u tu vještinu. Ako stalno morate pitati šefa kako rješavati situacije, počnite crtati dijagram prema tome kako vam je ranije savjetovao da postupite. Ako vam je kompjutor spor, možda možete zamoliti informatičara za reinstalaciju kako bi se ubrzao.
10. Upoznajte se s alatima. Većina aplikacija ima više mogućnosti nego ćete ih ikad poznavati. Međutim, vrijedi utrošiti vrijeme na širenje znanja o njima. Alati poput MS Officea imaju ugrađene brojne kooperativne mogućnosti, za koje ljudi ne znaju. Primjerice, Word omogućava slanje istog dokumenta različitim ljudima, koji će unijeti svoje komentare i promjene, a na kraju vi sve to možete spojiti u jedan dokument i zadržati promjene koje želite. To je samo jedna od mogućnosti koje vam mogu uštediti vrijeme.