Sposobnost donošenja odluka koristimo za rješavanje problema tako da izaberemo jedan tip djelovanja među više opcija. Donošenje odluka također je bitno za naše upravljanje vremenom. Ljudima je često teško odlučivati i naći rješenje u kojem pozitivni ishod nadjačava potencijalne gubitke. Neki ljudi odgađaju donošenje odluka neprestano tražeći nove informacije ili tuđe prijedloge. Drugi odluke donose glasanjem ili bacanjem novčića.
Donošenje vlastitih odluka i prihvaćanje posljedica je jedini način da kontrolirate vaše vrijeme, uspjeh i život. Bez obzira na to koliko truda uložili u odlučivanje, morate prihvatiti činjenicu da neke odluke neće biti najbolji izbor.
Stranica skillsyouneed podijelila je tehniku kako donijeti ispravnu odluku, dizajniranu za organizacije i tvrtke, ali lako se može iskoristiti i za individualne, osobne probleme.
Što znači donošenje odluka?
Najjednostavnije rečeno: Donošenje odluka je čin biranja između dva ili više smjera djelovanja”. Ali treba biti svjestan da ne postoji uvijek “jedina ispravna” odluka među ponuđenim izborima.
Možda je postojala i bolja opcija koju niste sagledali, ili niste imali pravu informaciju u pravo vrijeme. Stoga je važno zapisivati sve svoje bitnije odluke i razloge zašto ste ih donijeli, kako bi u budućnosti bolje odlučivali.
Učinkovito donošenje odluka
Iako se odluke mogu donijeti ili intuicijom ili argumentiranjem, najčešće se koristi kombinacija ta dva pristupa. Koji god pristup koristili, korisno je strukturirati odlučivanje kako biste:
– Reducirali kompliciranije odluke na više manjih koraka
– Vidjeli kako drugi reagiraju na pojedine odluke
– Planirali donošenje odluka tako da ih stignete donijeti na vrijeme
Stadiji donošenja odluka
Postoje mnoge tehnike donošenja odluka, od jednostavnih pravila palca, do jako kompleksnih procedura. Koju metodu izabrati ovisi o prirodi odluke i razini kompleksnosti.
Ova metoda ima sedam stadija i poprilično je korisna.
1. Izlistavanje svih potencijalnih rješenja/opcija.
2. Postavljanje rasporeda vremena i odlučivanje tko je odgovoran za pojedinu odluku
3. Prikupljanje informacija
4. Odvagivanje rizika
5. Odlučivanje prema vrijednostima, odnosno po tome što je bitno
6. Vaganje prednosti i nedostataka svih planova djelovanja
7. Odlučivanje
1. Izlistavanje svih potencijalnih rješenja/opcija
Kako bi napisali listu svih potencijalnih rješenja i/ili opcija, često je bitno raditi grupno (ako je moguće) na rješavanju problema. Brainstorming ili bilo koja drugi proces “generiranja ideja” je koristan.
Ovaj korak je bitan jer se stvara konačan broj opcija. Uvijek se sjetite da razmotrite i mogućnost ne donošenja odluke ili ne poduzimanja ničeg i budite se svjesni da i to može biti potencijalno rješenje problema.
2. Postavljanje rasporeda vremena i odlučivanje tko je odgovoran za pojedinu odluku
Kako bi odlučili koliko vremena odvojiti za proces donošenja odluke, razmotrite sljedeće stvari:
– Koliko vremena imate na raspolaganju?
– Postoji li rok do kojega morate donijeti odluku i koje su posljedice ako premašite taj rok?
– Postoje li prednosti brzog donošenja odluke?
– Koliko je važno donijeti tu odluku? Koliko je važno da je odluka ispravna?
– Hoće li više utrošenog vremena poboljšati kvalitetu odluke?
Odgovornost za odluku
Prije nego se odluka donese, treba biti jasno tko je odgovoran za njeno donošenje. Osoba koja odlučuje nije uvijek i osoba koja snosi odgovornost. Je li riječ o pojedincu, grupi ili organizaciji? Ovo je ključno pitanje jer ovisno o stupnju odgovornosti, ljudi će lakše ili teže preuzeti rizik.
Ako je odluka vezana za rad, trebate razmotriti strukturu organizacije kojoj pripadate. Je li jedna osoba odgovorna za odluku ili organizacija snosi konačnu odgovornost? Tko će provesti odluku? Na koga će utjecati loša odluka? Jeste li spremni snositi odgovornost za pogreške?
Tko u biti smije donijeti odluku? Kad pomažete prijatelju, kolegi ili klijentu da se odluči, u većini slučajeva konačnu odluku donose oni, kao i odgovornost za nju. Treba formalno odrediti tko je odgovoran za pojedinu odluku jer se tako i lakše prati način na koji je odluka donesena, na kojim je informacijama zasnovana i tko je bio uključen u nju.
3. Prikupljanje informacija
Prije nego se počne proces odnošenja odluke, valja prikupiti sve relevantne informacije.
Baratate te li s neadekvatnim ili zastarjelim informacijama, postoji veća vjerojatnost da ćete donijeti krivu odluku. Ako postoji i puno irelevantnih informacija, teže će biti donijeti odluku, jer će vas veći nebitni faktori lako omesti.
Morate pronaći korisne i ispravne informacije na kojima će se odluka temeljiti. Takve informacije se trebaju prikupiti kako bi donijeli obrazovanu odluku. U grupi je vjerojatno najbolje da svaki pojedinca istraži pojedini aspekt informacije koja vam treba. Primjerice određeni ljudi mogu se usmjeriti na proučavanje troškova, sadržaja, dostupnosti itd.
4. Odvagivanje rizika
Jedno od ključnih pitanja je koliko rizika uložiti u odluku? U globalu količina rizika ovisi o:
– Ozbiljnosti posljedica donošenja krive odluke
– Koristima donošenja prave odluke
– Ne samo o tome koliko lošeg nosi najgori ishod, nego i kolika je vjerojatnost da se to dogodi
Korisno je i razmotriti koji je rizik najgoreg mogućeg ishoda i odlučiti je li taj rizik prihvatljiv. Možete odlučiti ići “na sve ili ništa” ili ići sigurnijim putem.
5. Odlučivanje prema vrijednostima
Svatko ima svoj set vrijednosti – ono što smatraju bitnim.
Mnogi ljudi kupuju auto, ali razni ljudi kupuju razne aute prema vlastitim vrijednostima. Nekoj osobi je cijena najveća stavka, dok je drugoj bitnija brzina i performanse. Trećima će biti bitna sigurnost, veličina prtljažnika ili količina ispušnih plinova, ili sve te stavke kombinirano.
Prema tome koje vrijednosti smatrate bitnima, razna mišljenja bit će vam više ili manje privlačna. Ako se odgovornost dijeli, moguće je da jedna osoba nema iste vrijednosti kao druge. U tim je slučajevima važno postići dogovor koje vrijednosti nose najveću težinu. Bitno je da svi razumiju vrijednosti prema kojima je odluka donesena, jer će to imati velik utjecaj na konačan izbor.
Ljudi ipak ne donose odluke prema samo jednoj od svojih vrijednosti. Razmatraju sve svoje vrijednosti koje su relevantne za odluku i rangiraju ih prema važnosti. Kad vi kupujete auto, kojih 5 faktora su vam najbitniji?
6. Odvagivanje prednosti i nedostataka
Moguće je procijeniti dobre i loše strane svakog potencijalnog rješenja/opcije tako da dobro sagledate prednosti i nedostatke.
Jedan koristan alat za to može biti “tablica balansa”, pomoću koje možete lakše odvagati prednosti i nedostatke (koristi i troškove) povezane s rješenjem. Primjerice mali poduzetnik koji često unajmljuje vozila iz rent a car-a razmatra opciju kupovanja vlastitog vozila.
Pomoću pitanja: “Trebamo li kupiti vlastiti kombi?” – može izlistati prednosti i nedostatke na sljedeći način:
-
Prednosti
Nedostaci
Ušteda na unajmljivanju Trošak kupovine Lakše će biti organizirati putovanje osoblja Potencijalnog vozača trebat će naučiti voziti kombi Uvijek će biti pri ruci Troškovi osiguranja i održavanja su veliki
Pogled na listu prednosti i nedostataka može vam biti dovoljan za odmah donijeti odluku.
Ali korisno je ocijeniti svaku prednost i nedostatak na skali od 1-10 (neka vam 10 bude najbitnije, a 1 najmanje bitno):
|
Prednosti |
Nedostaci |
||
| Ušteda na unajmljivanju |
9 |
Trošak kupovine |
6 |
| Lakše će biti organizirati putovanje osoblja |
7 |
Potencijalnog će vozača trebati naučiti voziti kombi |
4 |
| Uvijek će biti pri ruci |
6 |
Troškovi osiguranja i održavanja su veliki |
8 |
|
Ukupno |
22 |
Ukupno |
18 |
U ovom slučaju nedostaci imaju manji rezultat, a prednosti veći, stoga je kupovina auta jako izgledna opcija.
Ocjenjivanje prednosti i nedostataka pomaže vam da odredite važnost svake stavke. Primjerice ako je najvažnija vrijednost bila potencijalna ušteda, tada će auto s visokim troškovima osiguranja i održavanja podignuti ocjenu nedostacima.
Ova tablica balansiranja uzima u obzir obje informacije i ocjenjuje njihovu vrijednost, a osim ih na jasan i koncizan način prezentira.
7. Odlučivanje
Postoji puno tehnika koje se mogu iskoristiti pri donošenju odluka. Metoda tablice je samo jedan od način procijene mogućih rješenja/opcija.
Postoje i druge tehnike kojima se mogu direktnije usporediti potencijalna rješenja. One su obično kompliciranije i uključuju više računanja. One vam mogu koristiti kad odvagujete više sukobljenih vrijednosti i opcija.
Primjerice kako biste odlučili između jeftinijeg vozila koji zahtjeva visoke troškove održavanja i skupog auta koji dugoročno zahtijeva niže troškove?
Intuitivne prosudbe: Osim dobro argumentiranih odluka donesenih preko gore navedenih tehnika, u puno slučajeva ljudi mogu koristiti intuiciju kod odlučivanja. Kod donošenja odluka puno stvari na koje niste obraćali pozornost, igra ulogu. Primjerice predrasude ili sanjarenje može utjecati na prosudbu. Ljudi se često pouzdaju na prijašnje iskustvo bez da su razmotrili pogreške koje su napravili. Donošenje odluka prema samoj intuiciji treba biti jedna od opcija i ne samo zato što je to lakši put i jer su druge metode kompliciranije.
Intuicija je sasvim prihvatljivo sredstvo donošenja odluke, iako je prikladnije koristiti ju pri jednostavnim odlukama koje treba donijeti brzo. Kompliciranije odluke često iziskuju formalniji i strukturiraniji pristup. Važno je biti svjestan impulzivnih reakcija i sjetiti se bilježiti odluke zbog budućih slučajeva, bez obzira je li odluka donesena intuitivno ili nakon argumentiranog pristupa.
Ako je moguće, najbolje je uzeti vremena da promislite o odluci jednom kad ju donesete. Po mogućnosti odspavajte prije nego je obznanite drugima. Kad je jednom kažete drugima, teško ju je promijeniti.
Sažetak
Donošenje odluka je čin biranja između više opcija. Proces donošenja odluka uključuje biranje jednog od potencijalnih rješenja problema. Odluke se mogu donijeti intuitivno ili argumentirano ili kombinacijom ta dva pristupa. Najčešće postoji više stadija strukturiranog odlučivanja.
Uvijek imajte na umu:
Nijedna tehnika donošenja odluka ne bi se trebala koristiti kao zamjena za dobru prosudbu ili jasno razmišljanje. Svaka odluka u sebi uključuje osobnu prosudbu, a sistematične tehnike su samo tu da vam pomognu u prosudbi.
Kod bitnijih odluka uvijek valja zapisivati korake koje su dovele do odlučivanja. Tako ćete, ako ikad bude kritizirani zbog loše odluke, moći opravdati vaše mišljenje koje je bilo bazirano na informacijama i trenutnim procesima. Nadalje, zapisivanje odluka i uključivanje u proces donošenja odluka pomoći će vam da ojačate razumijevanje principa odlučivanja – to vam može pomoći da u budućnosti donosite bolje odluke.