Kad pokrenete biznis, shvatit ćete da obavljate razne uloge, najčešće jer ih nema tko drugi obaviti. Ako je vaša tvrtka mala, ne možete unajmiti nove ljude kako bi se bavili marketingom ili računovodstvom. To je razumljivo i dio je procesa rasta.
Jednom kad biznis naraste i postane samoodrživ, najbolji poduzetnici se odmaknu, izmaknu se iz dnevnih operacija i dopuste drugima da ispune prazninu. Mnogim vlasnicima tvrtki to nije lako.
“To je moja firma”; kažu: “Moram upravljati svakim detaljem!”
Iako oni, pogotovo isprva, tako osjećaju, drže li pod svojom šakom sve odjele, tvrtka može stagnirati, a oni će steći reputaciju mikromenadžera.
Ali, kako se osloboditi straha da će tvrtka propasti ako prepustite nekom drugom dio kontrole? Ključ uspjeha je povjerenje. Slijedi opis načina kako izgraditi okruženje koje potiče povjerenje u kompaniji te objašnjenje koje strateške prednosti takvo okruženje donosi.
Upravljanje strahovima
Jedan od najvećih problema na koje poduzetnici nailaze, pogotovo oni koji su 100 posto posvećeni svojim tvrtkama, je nemogućnost prepoznavanja trenutka kad je vrijeme za odustati. Za neke to znači da ne shvaćaju kad je vrijeme da se prebace na neki drugi projekt. Za većinu, to znači da ne vide koliko njihov izravni angažman usporava kompaniju.
Ako ćemo gledati objektivno, razlog zbog kojeg angažiranost osnivača usporava kompaniju je jasan: on ili ona je samo jedna osoba, a u danu ima samo 24 sata.
Neizbježan je trenutak u kojem oni ne mogu odraditi više tijekom dana nego što odrađuju, a to znači da kompanija ne može nastaviti ubrzavati s rastom. Pozdravite se s veličinom i poželite dobrodošlicu stagnaciji.
Nijedan vlasnik tvrtke neće priznati da je on krivac za to što biznis ne raste. Ali, ne prepusti li drugima neke zadatke, ishod može biti samo jedan: biznis neće doseći razinu uspjeha koju je mogao.
Upravljanje svojim strahovima znači isto što i prepuštanje jednog dijela kontrole nad finesama u svojoj tvrtki drugima. Taj se proces uobičajeno naziva i delegiranje.
Umjetnost delegiranja
Mnogi vlasnici tvrtki su pokušali delegirati nekad u prošlosti, ali su imali loše iskustvo, pa su odustali. Isto vrijedi i za outsourcing. Jasno je zašto neki zaziru od delegiranja, osobito ključnih zadataka. Najčešće su ti pokušaji propali zbog jednog razloga:
Uzeli su krive ljude.
Jednostavno. Možda nije ono što bi željeli čuti, ali je istina. Vlasnivi često prebacuju zadatke drugima, a da ne biraju kome prebacuju, jer su pretrpani. To je velika pogreška. Ne samo da ti zadaci neće biti obavljeni kako treba, nego će i krivnja biti na vlasniku jer je predao zadatak bez odgovarajućih uputa.
Nezgodna situacija. Srećom, moguće ju je izbjeći.
Planiranje delegiranja
Prije nego dodijelite zadatke koje biste inače sami obavili svojim zaposlenicima, morate to isplanirati. Počnite od okruženja koje maksimizira potencijal zaposlenika.
Proces delegiranja počinje detaljnim pisanim opisom kako vi obavljate zadatak koji dodjeljujete. Napišite vodič u kojem ćete od koraka do koraka opisati kako obavljate zadatak i predajte ga zaposlenicima.
Izdvojite li vrijeme za taj korak, moći ćete očekivati da se zadatak obavi točno onako kako ga i vi obavljate. Ujedno će biti lakše dodjeljivati taj zadatak drugim ili novim zaposlenicima.
Također, na taj način možete ubrzati proces kad vaši menadžeri unajmljuju nove zaposlenika. Postupak se može provesti bez vašeg prisustva, jer postoje detaljne bilješke. Dokumentacije o postupcima nikad previše. Činit će vam se zamorno, ali na kraju ćete biti zadovoljni što ste uložili napor u pisanje.
Također, od zaposlenika kojima delegirate zadatke tražite redovna izvješća. Ona moraju biti više od samih podataka o brojkama prodaje ili dobiti i gubitka. Tražite informacije o isporukama, stanju skladišta, vremenu reagiranja na zahtjeve klijenta, prigovorima klijenata, svemu što je prikladno u vašoj industriji. Ta će vam izvješća dati pogled na opću sliku funkcioniranja kompanije, te će vam dopustiti mogućnost da se umiješate u poslovanje tek kad je to neizbježno.
To je ključ: delegiranje uz nadzor. Najvažnije je da se ne uplićete u mikrokozmos unutarnjih strujanja u vašoj kompaniji, ali da znate sve što se događa.
Izgradnja okruženja povjerenja dovodi do rasta tvrtke
Poduzetniku je njegova tvrtka kao njegova krv. To je njegova strast. Mnogi vlasnici jedu, piju i sanjaju svoju tvrtku. I to je u redu – strast je dobra stvar. Ali mikromenadžiranje nije, i može zaustaviti napredak. Umjesto toga, izgradite okruženje puno povjerenja pogodno delegiranju.
Kako biste bili spremni malo se odmaknuti, morate vjerovati ljudima, a povjerenje kreće od vas. Od zapošljavanja pravih ljudi, do izgradnje jednostavnih poslovnih procesa, vi sami morate izgraditi okvir u kojem će svaki član tima biti najučinkovitiji. Jednom kad se to uspostavi, možete biti sigurni da je vaša tvrtka u dobrim rukama.
(prilagođeno s business.com)
[…] Povjerenje je vjerojatno najbitniji preduvjet skladnog i učinkovitog ureda. […]