Upravljanje vlastitim vremenom preduvjet je uspjeha i zadovoljstva. Što prije to naučite, to bolje. Bilo da ste u svojim dvadesetim, tridesetim ili četrdesetim godinama, nikad nije kasno da krenete. Blog Lifehack je podijelio 20 savjeta za organizaciju vremena. Pokušajte ukomponirati jednu dnevno i u mjesec dana ćete vidjeti pozitivne promjene:
1. Koristite kalendar, uz pomoć aplikacije ili na papiru
Teško ćete zapamtiti sve obaveze i dogovore u glavi. Uspješni ljudi se koriste kalendarima.
Isprobajte primjerice Google Calendar. Besplatan je i možete ga podesiti da vam na email šalje podsjetnike bitnih aktivnosti. Vrlo je korisno primiti email koji vas podsjeća na sastanak ili putovanje nekoliko dana unaprijed.
2. Koristite alate za upravljanje zadacima
To-do lista je jedan od najboljih alata za upravljanje vremenom. U početku se možete koristiti papirnatim blokićem.
Učinkovitije je doduše koristiti se specijaliziranim alatima, pogotovo digitalnim –Remember the Milk, Microsoft Outlook ili Nozbe.
3. Odspavajte 7 do 9 sati svaki dan
Ako manje spavate kako bi se stigli zabavljati ili dodatno raditi, ne činite si dugoročno dobro. Tu strategiju donekle možete gurati u vašim dvadesetima (a ni tad nije lako). To je autodestruktivna navika.
Ako ste cijeli dan umorni, nećete moći učinkovito iskoristiti vrijeme, bez obzira koliko ste organizirani. Svaku noć odspavajte barem 7 sati.
4. Nedjeljom napravite reviziju tekućeg tjedna
Tjedne revizije su jedne od najboljih navika produktivnih ljudi. David Allen, autor “Getting things done” predlaže taj trik.
Evo kako napraviti tjednu reviziju:
- Prvo pregledajte kalendar prethodnog, tj. tekućeg tjedna – primijetite kojim se nedovršenim zadacima treba dodatno posvetiti.
- Drugo, temeljito pregledajte dolazne emailove (osobne i poslovne).
- Treće, pogledajte ponovo vaše ciljeve za tu godinu i napravite plan kako na njima raditi sljedeći tjedan.
Uz ova tri koraka ćete lakše planirati vrijeme i izbjeći nepredvidive situacije.
5. Planirajte izvršiti barem 4 sata produktivnog rada svaki dan
Jeste li znali da projektni menadžeri u Americi računaju s činjenicom da radnici neće biti 100% produktivni svaki dan? Možda radite 8 sati svaki dan, ali u stvarnosti ste samo pola radnog vremena uistinu produktivni.
Ostatak dana prođe vam na sastanke, emailove, surfanje internetom i slične aktivnosti.
Savjet: Najteži i najbitniji zadatak obavite odmah ujutro.
6. Koncentrirajte se na samo jedan zadatak (Izbacite multitasking!)
Multitasking je ubojica produktivnosti. Puno ćete više posla obaviti ako se fokusirate na samo jedan zadatak. Primjerice, jedan sat ujutro posvetite pripremi ponude za potencijalne klijente, potom uzmite kratku pauzu.
7. Odvojite mentalno zahtjevne zadatke od laganih
Strateški bitni zadaci su ono što pokreće tvrtke – nove ideje za proizvode i usluge, novi načini za umanjivanje troškova i slično. Ali teško je cijeli dan biti kreativan.
Zadnji sat radnog vremena posvetite laganim zadacima kao što su bacanje starih papira i instaliranje updateova na kompjuteru.
8. Velike projekte razlomite na više manjih dijelova
Sposobnost izvršavanja velikih projekata jedan je od najbitnijih aspekata učinkovitog upravljanja vremenom. Primjerice, ako trebate organizirati temeljitu stručnu konferenciju za 6 mjeseci, to će vam se možda učiniti nemogućim.
Počnite tako da napišete plan i tražite savjete ljudi koji su već obavili slične projekte.
9. Maksimalno 3 zadatka dnevno učinite prioritetima
Na početku dana lako je to-do listu napuniti mnogim zadacima. Nažalost neplanirane situacije lako spriječe izvršavanje cijele liste.
Stoga jednostavno odaberite tri najbitnija zadatka.
10. Naučite delegirati zadatke
Učinkoviti menadžeri (i drugi poslovni ljudi) rutinski delegiraju zadatke kako bi se mogli bolje posvetiti svom poslu. Osnovni koraci do učinkovite delegacije: opišite zadatak i rok izvršenja, objasnite kako ga izvršiti osobi kojoj ga povjeravate i zamolite ih da vas obavještavaju o toku izvršenja.
11. Unajmite pomoć za kućanske poslove čim si to možete priuštiti
U dvadesetim godinama, teško ćete ovo moći ostvariti. Čim počnete dovoljno zarađivati, kućanske poslove povjerite drugoj osobi.
Primjerice, možete unajmiti osobu koja će vam dvaput tjedno čistiti stan ili kuću.
12. Iskoristite pogreške iz prošlosti kako bi postali bolji, nemojte nad njima žaliti
Ponavljanje starih pogrešaka najbolji je način za potratiti dragocjeno vrijeme. Stoga je logično redovito revidirati projekte, poslove i navike.
Primjerice, ako vam se mobitel stalno gasi na poslu, ponesite punjač sa sobom. Takva poboljšanja će vam uštedjeti vrijeme i živce.
13. Zadajte rok izvršenja svakom zadatku
Rokovi su jedan od najboljih načina da ostanete organizirani. Zadatak bez konačnog roka će vas zasigurno isfrustrirati.
Ako vam je šef dao rok izvršenja zadatka do petka, obavite ga do četvrtka kako bi imali vremena pregledati je li sve u redu.
14. U svom kalendaru pribilježite i vrijeme putovanja
Morate naučiti upravljati vremenom putovanja. Primjerice, možda shvatite da vam do klijenta treba 15 minuta vožnje.
To znači da si ne možete priuštiti više sastanaka i stići obaviti sve zadatke.
Savjet: planirajte vrijeme putovanja tako da ukomponirate i ogromne gužve na cesti – tako ćete vjerojatnije stići na vrijeme.
15. Iskoristite provjerene sisteme za produktivnost
Ne morate sami izmisliti svaki trik za upravljanje vremenom. Uzmite vremena i pročitajte knjigu kao što je “Getting things done” i provedite ideje u stvarnosti.
Savjet: Osim redovitog čitanja Stratega, svaki mjesec pročitajte knjigu o učinkovitosti i produktivnosti.
16. U kalendar upišite i vrijeme za odmor i relaksaciju
Ako ganjate uspjeh i rezultate, lako je zanemariti sebe i pretrpati se poslom. zato uvijek trebate u svoj raspored dodati i vrijeme za uživanje.
Primjerice, subotu popodne ostavite slobodnu za čitanje dobre knjige ili sportske aktivnosti s prijateljima.
17. Tijekom radnog dana uzmite redovite pauze
Prema istraživanju iz 2013., nezdravo je cijeli radni dan sjediti za stolom. Kako bi održali zdravlje i koncentraciju, nakon svakih sat vremena se prošetajte desetak minuta.
Otiđite po čašu vode ili se samo malo protegnite, vidjet ćete koliko će vam pomoći.
18. Naučite reći ne
Pristati na nove zadatke je odličan način za unaprijediti karijeru kad tek počinjete. Ali mnogi znaju s ovim pretjerati. Ako svima stalno udovoljavate i ne znate reći ne, brzo ćete pregorjeti.
19. Uz pomoć vaših temeljnih vrijednosti odredite kako ćete iskoristiti vrijeme
Poznavanje samog sebe ključno je za upravljanje vlastitim vremenom. Primjerice kao vam je obitelj najveća vrijednost, morat ćete pronaći način za uskladiti radni teret s tim.
Otkriti koje su vaše temeljne vrijednosti nije lako ako o njima niste previše razmišljali.
20. Priznajte vlastite pogreške i brzo krenite dalje
Prikrivanje pogrešaka je velik gubitak vremena. Puno ćete više stvari obaviti u životu ako priznate pogrešku, riješite problem i krenete dalje.
Većina šefova voljno je oprostiti pogrešku, pogotovo ako ste iskreni i odlučni u sprječavanju budućih pogrešaka.
