Rebecca A. Watson je freelance pisac i stručnjak za internet marketing i reklamiranje. Tvrdi kako svaki petak dovrši gotovo svaki zadatak sa svoje liste, a ponekad obavi još pokoji, samo zato što ima višak vremena. Za stranicu workawsome napisala je kojih šest trikova joj pomažu da ispuni sve zadatke s to-do liste svaki tjedan:
1. Mudro iskoristite vrijeme dok ste motivirani
Svi u danu imamo dio dana kada najbolje radimo, kad smo potpuno spremni baciti se na novi zadatak i nositi se najstresnijim projektima. Otkrijte koji je to dio dana za vas.
Kako bi to saznali, eksperimentirajte. Recimo da dan ima 6 dijelova: jutro, prijepodne, podne, poslijepodne, predvečer i večer. Izaberite nekoliko zadataka s vaše liste kojima se baš i ne radujete previše i odaberite različite dijelove dana za njihovo izvršenje.
Svoj napredak pratite kratkim zabilješkama i napišite koliko vam je teško bilo ostati motiviranima. Shvatit ćete da vam samo pojedini dijelovi dana odgovaraju za rad. Meni su to osobno jutro, prijepodne, i večer. Vama je to možda poslijepodne.
Kad jednom pronađete dijelove dana s najvećom razinom motivacije, mudro ih iskoristite. Nemojte u to doba dana zakazati sastanke. Planirajte tada riješiti stvari koje mrzite raditi i zadatke koje morate obaviti. I, zaboga, klonite se emaila i Facebooka!
Više o tome u sljedećoj točki….
2. Isključite email notifikacije
Znate o čemu pričam. Zvukovi. Pop up prozori. To vam je uistinu samo smetnja. Čak i kad ih želite ignorirati, znate da su tu, i stalno vas odvraćaju s posla.
Točno odredite vrijeme kad ćete pregledati emailove u danu. Ja ih najčešće pregledavam oko 11 sati, nakon što sam iskoristio vrijeme motivacije. Ponovo tek nakon ručka. I zadnji put pred kraj radnog vremena.
Bit ćete iznenađeni koliko više ćete stvari obavljati u danu, a i primat ćete manje emailova. Kad stalno provjeravate email, činit će vam se kao ratna zona, ali ako ga pregledate samo nekoliko puta dnevno, bit ćete mirniji.
3. Uzmite redovite pauze
Čak i kratka šetnja uredom ili po kvartu do obližnjeg kafića će vam pomoći da vam se tijelo i um odmore.
Na posao gledajte kao na morske valove: Stvaranje vala, odnosno kad saznate za zadatak, udar i pjena, odnosno izvršavanje zadatka, i napokon povlačenje vala s obale. Tada vam treba trenutak predaha.
Pauze podižu produktivnost. Zašto si ne bi dopustili predah? Obavit ćete više posla na kraju.
4. Velike, općenite zadatke razbijte na male i konkretne dijelove
Savjet “organiziraj se” nije lako pratiti, pogotovo kad je riječ o velikom projektu. Rebecca daje primjer kako je iskoristila ovu metodu za jedan govornički angažman:
“Da sam samo bila napisala ‘radi na govoru’ na svoju listu, bila bih prestravljena. Stoga sam uzela komad papira i napravila nacrt za govor. Potom sam s obzirom na datum angažmana odredila koliko vremena imam za raditi na svakom dijelu iz nacrta. Onda sam u raspored dodala svaki dio govora na svoju to-do listu.
Umjesto velikih, zlobnih projekta, trebala sam napisati ‘Uvod govora’ na listu. Ok, to mogu. I vi ćete se tako osjećati, i lakše ćete velike projekte prekrižiti s liste.”
5. Pitajte za rokove
Jeste li primijetili kako je Rebecci bilo lakše pripremiti govor jer je znala koliko vremena ima za to? To je ključ dovršavanja zadataka. Rok vam daje bolji uvid koliko energije trebate uložiti, i kada.
Primjerice, ako vas šef traži izvješće o prodaji iz prethodnog kvartala, dobro je saznati do kad mu treba. Trebate li to dodati na vrh liste dnevnih prioriteta ili zadatak možete razlomiti na više dijelova kako bi ga dovršili do sljedećeg tjedna?
Ako ste sam svoj gazda, postavite vlastite rokove. Ako imate poduzetnički duh, sigurno ćete sve napraviti da ne razočarate sebe. Uspjet ćete obaviti posao. Ništa vas ne poboljšava fokus kao datum koji dolazi u bliskoj budućnosti.
6. Prestanite biti perfekcionist
Ništa ne koči dovršavanje zadatke kao perfekcionizam.
Bez obzira kojim se poslom bavite, uvijek će biti mjesta za manja poboljšanja, ispravke i podešavanja. No je li vam to uistinu potrebno?
To se morate svaki put pitati. Ako ste uložili puno truda u nešto i poprilično ste ponosni na sebe, ne bi li to trebalo biti dovoljno? Ovaj članak bih mogao izmijeniti 15 puta, ali nakon prva dva pregleda, jedino ću ja primijetiti razliku.
Ako vas zanima kako biti produktivniji, kako se riješiti zadataka s liste i krenuti u sljedeći tjedan bez tereta prošlog tjedna, morate se riješiti perfekcionizma. Perfekcionizam je i onako dosadan.
Nema boljeg osjećaja od dovršavanja posla. Koje metode vi koristite za rješavanje zadataka s liste?
