Postaviti realne rokove je samo jedan od elemenata uspješnosti projekta, ali ako se tu pogriješi, cijela stvar može propasti. Prekratki rokovi će izazvati veliki stres za tim i donijeti loše rezultate. Predugi rokovi će protratiti vrijeme i onemogućiti brzi napredak.
Blog The Fast Track predlaže slijedeće metode za formiranje realističnih rokova:
1. Započnite dijeljenjem projekta na manje komade, tako da dobijete listu koraka koje treba obaviti kako bi se posao dovršio. Zatim odredite rokove za svaki od elemenata na listi. Ovo zvuči očito ljudima koji inače planiraju projekte na taj način, ali zapanjujuće veliki broj ljudi ne koristi se tom metodom, nego pokušava procijeniti koliko će cijeli posao trajati, umjesto da promotri komponente procesa (i onda su frustrirani kad nemaju dovoljno vremena).
2. Razmislite o tome, što je do sada usporavalo projekte. Je li vaš šef uvijek uzimao po tjedan dana za odluku o uzorcima? Voli li izmjene u posljednji tren? Pretpostavite da će se to i ovaj put dogoditi, i ako je moguće, ugradite tu mogućnost u svoj raspored.
3. Dobro promislite što ćete još raditi u to vrijeme. Možda ćete na neki zadatak izgubiti samo jedan dan, ali ako vam padne usred zaposlenog perioda sa sukobljenim prioritetima, možda će vam trebati tjedan dana ili više. Ne možete stvoriti realan raspored u vakuumu, morate uzeti u obzir i druge stvari koje će se događati u isto vrijeme.
4. Posavjetujte se s drugima. Ako postavljate rokove za druge ljude, ili ovisite o drugima da obave dio posla, provjerite s njima jesu li vaši planovi realni. Ne želite doznati usred svog projekta da je osoba o kojoj ovisite za podatke koji su vam potrebni otišla na godišnji odmor u tjednu kad vam je potrebna, ili da taj tjedan ima tri važnija prioriteta. Ili da ste jednostavno podcijenili vrijeme koje će joj biti potrebno da odradi dio posla za vas.
5. Jednom kad je projekt krenuo, ako je velik, zakažite povremene provjere rasporeda. To je osobito važno ako vam je potrebna suradnja drugih, za koje možda ne znate da su se u međuvremenu upleli u zadatak s višim prioritetom, ili su sve odgodili zbog bolovanja. Provremeno provjerite ide li sve po planu, kako biste izbjegli nepredviđene situacije. Ne morate daviti kolege, jednostavno ih pitajte: “Samo želi provjeriti stojimo li pri dogovoru da ću dobiti dogovorene podatke do utorka – u međuvremenu, trebaš li još što od mene?”
6. Prepostavite da će biti problema u posljednjem trenutku. Ako upravljate ljudima, primijetili ste da ih mnogo razmišlja na ovaj način: “Taj dokument moram predati do kraja radnog vremena u srijedu. Znači, ako počnem pisati u srijedu ujutro, imam dovoljno vremena.” I imali bi, ali su u srijedu dobili gripu, ili su morali hitno riješiti neku krizu za klijenta. Nisu mogli raditi cijeli dan i promašili su rok. Ne čekajte do zadnjeg mogućeg roka, radite na stvarima prije roka i moći ćete bolje poštivati rokove (te ćete imati bonus ranijeg završetka posla).
