Znate li da prosječni Američki radnik provede 11 sati tjedno na sastancima? Nažalost to im ne donosi produktivnost.
Bilo da su zabranite mobitele, bilo da šetate, stojite ili plešete dok pričate, bilo da se trudite skratiti ih, sastanci nikako da postanu boljima.
Razlog tome je, kaže Al Pittampalli, (stručnjak za sastanke, koji savjetuje ogromne tvrtke poput NASA-e ili IBM-a), što su sastanci postali poput “Kabuki plesa korporativne politike”, jer ih vođe i timovi koriste za izbjegavanje posla, odluka i odgovornosti.
Sastanci zaposlenicima ne donose produktivnost, kaže Al. Sprječavaju polaznike sastanaka da obavljaju pravi posao, koji bi mogao uistinu koristiti tvrtki i klijentima. Sastanci također ometaju zaposlenike da obavljaju značajan posao, primjerice mentoriranje ili inovaciju, dodaje.
Zaključak. “Većina sastanaka je gubitak vremena i ljudi uopće ne bi trebali sazivati toliko sastanaka.”, kaže Pittampalli.
Veliki problem je i u tome što na sastancima često na vidjelo izlazi ego. Vođe koriste sastanke kako bi pokazali moć i status, a drugi ne žele izostati sa sastanaka, jer brinu da će im to štetiti karijerama. U isto vrijeme, polaznici sastanaka često se uvjeravaju da su produktivni – ili da će barem izgledati produktivno ako ih netko vidi.
Pogotovo IT sektori – koji uvelike ovise o prikupljanju i širenju informacija – često imaju najneučinkovitije sastanka, dodaje Pittampalli.
“Sastanci u IT sektoru često su pretrpani informacijama i prezentacijama. Ti sastanci su mrtvi, jer 75% vremena se prezentiraju informacije. Postoji puno boljih načina za prenijeti informacije, primjerice, softwareima za menadžment projekta ili čak putem videa.”
IT sektor, ali i svi ostali, moraju naučiti da sastanci moraju služiti za suradnju, i diskutiranje o “interesantnim i kompleksnim informacijama”, kaže Al.
Stoga je osmislio “Moder Meeting Standard”, koji je ultimativni vodič za sastanke. Za stranicu fasttrack, podijelio je što on misli kad i gdje treba sazvati sastanak. Standard glasi ovako:
1. Vođe trebaju donositi odluke, a ne sazivati sastanke
“Kad se pred vama pojavi problem, prvo morate prihvatiti jednu činjenicu: To je vaš problem”, kaže. Ako odluka mora biti donesena, a nije toliko bitna, vođa je treba sam donijeti i krenuti dalje. Ako odluka ipak nosi sa sobom više posljedica, vođa može tražiti tuđe mišljenje – ali svejedno nema razloga za sastanak. “Većina ljudi je tjeskobna pri donošenju odluka, a sastanak im je svojevrsno skrovište. Misle da samim sazivanjem sastanka dijele odgovornost za problem s drugima, i tješi ih to što ublažuju rizik”, kaže Pittampalli. “Misle da neće snositi krivicu ako stvari krenu po zlu.”
2. Sastanci trebaju riješiti konflikt, ili koordinirati djelovanje
Prije sastanka o manje bitnom problemu, vođe bi drugima trebali obznaniti svoju odluku i razloge za istu. Na sastanku bi sudionici potom trebali izraziti svoje primjedbe, postavljati pitanja, i zatražiti izmjene. Vođe trebaju odluke izmijeniti jedino ako se slažu s primjedbama. S druge strane, kad je riječ o bitnim odlukama sa značajnim posljedicama, onda bi sastanci trebali služiti da razriješe konflikt. Tada vođe ne bi trebale unaprijed obznaniti odluku, kako bi izbjegli grupni mentalitet. Umjesto toga, trebaju potaknuti debatu, i skupa raditi prema rješenju. Sjetite se da je bitno da “najbolja odluka prevlada, čak i ako nije vaša vlastita”, kaže Al.
3. Sastanci trebaju biti brzi, i završavati na vrijeme
Sastanci trebaju biti što brži kako bi se izbjegle opetovane rasprave koje ništa ne postižu. Sjetite se da je vrijeme novac. Direktori Ritz-Carltona u Atlanti sastanu se u hodniku ispred ureda predsjednika tvrtke, i pričaju manje od 10 minuta, bez odugovlačenja. “Ako se svi slože s inicijalnim prijedlogom, donose odluku, i krenu dalje”, kaže Pittampalli.
4. Broj sudionika na sastancima je ograničen
“Ako nemate čvrsto mišljenje, ako vas se ishod ne tiče, niti ste ključni za provođenje odluke, onda nemojte ni dolaziti”, kaže Al. “Od sada pa nadalje, molim vas nemojte dolaziti na sastanke na kojima niste potrebni.”
5. Ako netko dođe nepripremljen, treba biti izbačen.
Svi koji dolaze na sastanak, moraju biti spremni. Primjerice, vođa iznosi plan koji ukazuje na problem, alternativna rješenja i odluku. U tom planu treba pisati i kakav se tip povratnih informacija traži, i izjavu o tome što će uspješan sastanak donijeti. “Ako netko dođe nepripremljen, otkažite sastanak, ili ga održite bez njega”, predlaže Al. “Ako netko dođe i ne sudjeluje, nemojte ga pozvati na sljedeći sastanak.”
6. Ne postoje minute, samo plan djelovanja
Vođe trebaju pratiti rad sudionika kako bi osigurali da rade sve dogovoreno na sastanku. “Pozovite ih na odgovornost. Ako vi nećete, tko će drugi?”, pita se Pittampalli.
7. Kako održati sastanak: Svi trebaju pročitati dopise
Sastanci će biti učinkoviti samo ako svatko pročita dopise prije početka sastanka. Ako ih ne pročitaju, sastanci će biti samo informativni.
8. Brainstorming je potreban
“Brainstormanje” dozvoljava sudionicima da koriste maštu, i oslobode se straha i tjeskobe. Tvrtke poput IDEO-a kažu da je brainstorming “potpuno drukčija aktivnost od uobičajenih razgovora unutar sobe za sastanke”, kaže Pittampalli. “To je svojevrstan anti-sastanak, gdje uobičajena pravila ne vrijede.”