U poslovnom svijetu dobra komunikacija je iznimno bitna. Cijela tvrtka je kao stroj u kojem se svaki kotačić mora okretati kako bi optimalno radio. Ali što kad dođe do zastoja ili pogreške u komunikaciji i prenošenju informacija? Što vi kao šef možete učiniti?
Zvuče li vam ove situacije poznato?
- Ljudi u vašem timu često nemaju pojma na čemu im kolege rade.
- Ljudi poduplavaju trud, a ne postižu ništa.
- Redovito se propuštaju prilike za učinkovitost i suradnju.
- Ljudi ne razumiju važnost tuđeg rada.
- Prioriteti unutar tima nisu usklađeni.
- Informacije se ne dijele.
Ako ste se prepoznali u barem jednoj od ovih stavki, imate problem s komunikacijom u vašem timu.
Kad se tim nađe u ovakvoj situaciji, menadžeri najčešće pokušavaju problem riješiti sazivanjem sastanaka – često grupnih, gdje ljudi trebaju pokazati na čemu trenutno rade, i što se sve dogodilo od zadnjeg sastanka. Ovo ponekad pali. Ali sastanci ljudima najčešće uzimaju vrijeme, bez da riješe srž problema. U nekim situacijama sastanci svakako mogu pomoći, ali nisu dugotrajan lijek.
Evo koje 4 stvari još morate razmotriti ako imate probleme s komunikacijom:
Budući da ste šef, ne zaboravite da ste vi osovina kotača
Vi imate širu sliku pred sobom, i na vama je da primijetite u kojim bi situacijama članovi tima mogli bolje surađivati i dijeliti informacije. Također ste u idealnoj poziciji da uočite kada ljudi imaju drukčiji pogled na nastavak projekta; vi trebate to primijetiti i predložiti da se njihova mišljenja međusobno nadopune. Vaša je uloga da držite oči širom otvorenima za ovakve prilike.
Primijetite gdje su problemi s komunikacijom – koje su bolne točke?
“Trebamo bolju komunikaciju” dosta je široka izjava. Što je točno uzrok problema? Odaberite dva ili tri ključna problema, i krenite od njih. Primjerice, ako ste odlučili da je najveći problem činjenica da ljudi ne dobivaju najnovije informacije o klijentima (koje bi im bile korisne pri radu), možda trebate stvoriti novi protokol koji će naznačiti kakve natuknice trebate dodati u klijentov database. Možete i stvoriti norme o tome koje se informacije trebaju više dijeliti, s kim, i kad.
Pobrinite se da ljudi koriste kompatibilne alate
Ako jedan član tima koristi specijaliziranu aplikaciju za vaš posao, a drugi nemaju pristup istoj, morate pronaći način kako ćete s drugim ljudima podijeliti te bitne informacije. Ljude opskrbite kompatibilnim alatima koji će svima omogućiti jasan pristup informacijama.
Uključite vaše osoblje u rješavanje problema
Možda imate puno ideja za rješavanje problema, ali vaš tim će sigurno imati neke ideje kojih se niste sjetili. Na njih problemi s komunikacijom ipak direktnije utječu. Recite im koje probleme vidite, i pitajte ih za mišljenje. Njihov će vam uvid u najmanju ruku pomoći da usavršite vaša rješenja – a možda će i njihova rješenja biti bolja od vašeg. Nikad ne znate.
(preuzeto s fasttrack)