Kako biti učinkovitiji? Preuzmite ovih 6 navika ljudi koji postižu sve što zacrtaju

Treba li vam previše vremena da obavite sve zacrtane zadatke? Neki ljudi su shvatili kako sve obaviti na vrijeme.

Gotovo ne postoji bolji osjećaj od onoga kada prekrižite posljednji zadatak s to-do liste, pogotovo ako zadatak obavite u istom tjednu kad ste ga zadali. Vjerovali ili ne, postoje ljudi koji zadatke izvršavaju isti dan kad su to i zacrtali.

“Za uspjeh vam je potrebna lista zadataka”, kaže spisateljica Paula Rizzo, autorica djela “Listful Thinking“.

Ne iznenađuje nas činjenica da ljudi koji dovršavaju zadano imaju posebne navike koje im pritom pomažu. Stranica fastcompany podijelila je 6 navika takvih ljudi koje mogu pomoći i vama da izvršite sve zadatke brže:

1. Poznaju svoj stil rada

Sherry Chris, predsjednica uprave Better Homes & Gardening Real Estate, svoje zadatke brže izvršava jer noć prije planira stvari, uključujući i odjeću koju će nositi sutradan. Budi se u 5, i pregleda društvene mreže kako to ne bi morala raditi kasnije u danu. Kaže: “Društvene mreže nisu samo ogroman gubitak vremena, nego vam mogu i odvući pažnju sa zadatka, a svi znaju da se možemo fokusirati samo na jedan zadatak u datom trenutku.”

Ali nisu svi jutarnji tipovi. Nekim ljudima je buđenje prije zore nezamislivo. Morate shvatiti kada imate najviše energije i vremena za organizaciju, i za fokusiranje na projekte koji zahtijevaju vašu punu pažnju. Kad saznate koji tip posla u određeno vrijeme radite najbolje, puno ćete lakše organizirati dan u svom stilu.

2. Znaju koliko pojedini zadaci traju

Kad Debbie Good, asistentica na katedri za biznis na Sveučilištu u Pittsburghu, uči svoje studente upravljanju vremena, kaže im da puna dva dana prate trajanje zadataka uz pomoću odsječaka od 15 minuta. Mnogi se iznenade koliko u biti troše na određen zadatak, kaže. Možda mislite da društvene mreže pregledavate samo 15 minuta, ali vjerojatno je ta brojka 4 do 5 puta veća.

Koristite aplikacije, ili običan papir i olovku za praćenje koliko vremena trošite na pojedine stvari u danu. Kad jednom dobijete osjećaj koliko razni zadaci traju, naznačite to u minutama kako bi lakše pratili koliko stvari pokušavate nagurati u jedan dan, kaže Good.

Rizzo tvrdi da nije loše ni dodati zadatku nekoliko minuta više od procijenjenog vremena izvršavanja – primjerice 10% više, ili dodatnih pola sata, ovisno o zadatku. Kad produžite procijenjeno vrijeme, manje je vjerojatno da će vam nepredviđeni zadaci ili zahtjevi poremetiti dan, dodaje Rizzo.

3. Kako biti učinkovitiji? Uzimite u obzir kontekst dana

Good kaže da za dobru listu morate uzeti u obzir kontekst dana. Ako vam je dan prepun sastanaka, ili hitno morate dovršiti projekt zbog roka, ne možete u taj dan utrpati jednak broj zadataka kao na neki slobodniji. Dan organizirajte u skladu s ograničenjima koja imate, tako da možete zadatke staviti u realnije vremenske okvire.

4. Imaju listu prioriteta

Unutar vaše liste, vjerojatno postoje stvari koje su najbitnije, one koje morate obaviti kako bi zadovoljili šefa, kolege, klijente, i druge bitne osobe. Takve zadatke stavite podcrtajte, ili stavite na početak liste. Kad njih izvršite, možete krenuti na druge zadatke znajući da ste najbitnije stvari riješili.

5. Znaju se pokrenuti

Jen O’Neal, osnivačica poznate stranice za iznajmljivanje turističkih nekretnina “Tripping.com“, strastvena je sastavljačica lista, i “nevjerojatno uživa kad nešto prekriži s liste”. Ona prvo obavi nekoliko najjednostavnijih zadataka, kako bi dobila pozitivan zamah, koji je motivira i u trenucima kad bi najradije odustala.

6. Delegiraju i brišu bespotrebne zadatke s liste

Sigurno postoji nekoliko stvari na vašoj listi koje ne morate izvršiti – zato što su bespotrebne, ili zato što bi ih netko drugi mogao obaviti za vas, kaže Rizzo. Dobro pregledajte što ste isplanirali taj dan, i pogledajte koje zadatke možete delegirati, ili potpuno izbrisati. Možda mislite da sve možete sami najbolje obaviti, ali najčešće je nemoguće obaviti sve sam.

Pazite i na zadatke koji vam se danima vuku po listi; njima se trebate posebno pozabaviti. Ako ste bitan zadatak na listi odgodili ili zanemarili barem tri puta, trebate ili zadati rok izvršenja i to obaviti, ili ga dodati u raspored uz napomenu da je taj zadatak od velike važnosti.