Ako radite u timu, vrlo vjerojatno vam je email inbox pun zahtijeva i pozivnica; bilo da je riječ o sastancima, upitima klijenata, pozivima na poslovni ručak, i slično. Pretpostavimo da uspješno upravljate svojim kalendarom (rasporedom), tada vaš odgovor na upite uglavnom ovisi o dva faktora: o vrijednosti sastanka, i o vašoj raspoloživosti.
Rijetko se uzima u obzir treći faktor pri odlučivanju: vaš najproduktivniji dio dana.
Dosad ste vjerojatno primijetili da niste ista osoba popodne, i rano ujutro. Istraživanja ukazuju na to da naše kognitivne sposobnosti variraju tijekom dana. Ako ste kao većina, vjerojatno možete puno posla obaviti od 9 do 11 sati prijepodne. Oko 14 30 ne baš toliko. Kako dan prolazi, često imamo osjećaj da nismo niti približno produktivni kao ujutro.
A to nije iluzija. Najnovije studije su otkrile da u prosjeku ljudi znatno lošije upijaju nove informacije, planiraju, i odbijaju distrakcije, kako dan odmiče.
Razlog tome nije samo motivacija. To je biološki problem. Naša tijela imaju cirkadijurni ritam, koji utječe na lučenje hormona, na aktivnost moždanih valova, te na temperaturu tijela. Sve te varijacije mijenjaju razinu energije u našim tijelima, i posredno utječu na našu pozornost i produktivnost.
Bitno je naglasiti da svi ljudi ne prate jednake obrasce. Većina najbolje radi ujutro (i što smo stariji, to smo skloniji jutarnjem radu), ali postoji i mnogo “noćnih ptica”, čija produktivnost cvijeta u kasnijim satima. Istraživanje je pokazalo da naša sklonost jutru, odnosno večeri, ne ovisi samo o osobnim preferencijama, već više o tome kad su naše kognitivne i fizičke sposobnosti na vrhuncu. A jedna novija studija čak je naznačila da su jutarnji tipovi etičniji ujutro – dok su noćne ptice etičnije navečer.
Kako bi izvukli maksimum iz dana, trebate prepoznati vaše najproduktivnije sate u danu. Sjetite se kako vam je dan izgledao jučer i prekjučer. U kojem periodu ste imali najviše energije? Vrlo vjerojatno je to vaš najproduktivniji dio dana.
Sad kad ste prepoznali najproduktivnije sate, promijenite svoj odnos prema njima – primjerice, dodajte uz njih znak zauzeća. Tako ćete kolegama dati do znanja da ne sazivaju sastanke u to vrijeme, a i vi sami ćete biti oprezniji pri iskorištavanju tog perioda (nećete ga trošiti na distrakcije, ručkove, sastanke).
Svjesnim odvajanjem “najboljih” sati za rad, uštedjet ćete vrijeme, jer nećete kasnije morati nadoknađivati zadatke. Iskoristite najproduktivnije sate za bitne projekte, za donošenje odluka koje već dugo odgađate, ili za iniciranje nekog teškog, ali važnog razgovora.
Ako trebate voditi sastanak dosadan sastanak u 10 ujutro, radije ga odgodite za poslije ručka. U popodnevnim satima ljudima obično opada energija. Manjak energije je poguban za rad koji zahtijeva punu koncentraciju, ali nije toliko štetan u interakciji s kolegama. Okruženost ljudima nam također podiže pozornost, i tako donekle poništava popodnevni umor.
Valja naglasiti da iscrpljenost nije toliko loša. Čak studija iz 2011. godine pokazuje da kad nam je um umoran, lakše nam odvući pažnju, i manje smo sposobni odbaciti naizgled irelevantne ideje. To znači da su naši “slabi sati” idealno vrijeme za traženje inovativnih rješenja.
Dakle, najbolje možemo planirati raspored ako uzmemo u obzir prirodan tok energije. Možemo maksimizirati produktivnost tako da pravilno odredimo aktivnosti u vremenu. Ako zadatak od vas zahtijeva moć volje i kompleksno razmišljanje, planirajte ga obaviti u vrijeme kad vam je koncentracija najviša. Ako pak tražite svježu perspektivu, iskoristite umor, tako da tražite nova rješenja dok vam je razina energije niska.
U svakom slučaju, čuvajte svoje najbolje sate. Ako vi nećete, tko će?
(preuzeto s psychologytoday)