Ako ste menadžer, vjerojatno imate sto muka sa svojim upravljanjem vremenom. Uobičajeno je da se menadžeri suočavaju s više zahtjeva nego njihovo vrijeme dopušta da ih riješe. Ali što ako nesvjesno minirate vlastiti napredak?
Neke uobičajene menadžerske prakse izgledaju u redu na površini, ali ustvari postaju veliki potrošači vremena koji ne donose korist. Provjerite prepoznajete li se u ove četiri velike zamke za produktivnost menadžera:
1. Sastanke jedan na jedan koristite za provjeru statusa
Ako se sa suradnicima sastajete kako bi oni za vas prošli kroz popis svojih projekata i rekli vam u kojem su statusu (što je najčešće “sve ide po planu”), vrijeme je da promijenite način rada. Radije iskoristite te sastanke za davanje povratnih informacija, analizu ranijeg rada, definiranje prioriteta i davanje perspektive s više razine.
2. Sjedite na sastancima na kojima ne morate biti
Imate li osjećaj kao da pola radnog vremena provodite sjedeći na sastancima? Mnogi se osjećaju tako, osobito menadžeri, ali rijetki poduzimaju proaktivne korake da se izvuku iz toga. Zateknete li se na sastanku na kojem nemate nešto vrijedno za doprinijeti, razmislite zašto ste uopće došli. Jeste li mogli poslati nekog od svojih ljudi (za nekoga bi to bila prilika za profesionalni razvoj)? Možete li prorijediti svoje dolaske na svaki drugi ili svaki treći put? Zamoliti da vam se kasnije pošalje zapisnik? U mnogim kontekstima je razumno reći: “Imam previše posla i pokušavam pronaći vrijeme u rasporedu. Možete li pokušati bez mene neko vrijeme i vidjeti kako vam ide?”
3. Dopuštate konstantim prekidima da vam remete raspored
Ako vaš rad i koncentracija trpe zbog ljudi koji vam upadaju s pitanjima i informacijama, vjerojatno vam je teško držati se vlastitih prioriteta. Naravno, ne želite postati nedostupni svojim ljudima, ali to ne znači da se morate svaki put posvetiti prekidu. Za najvažnije stvari, zakažite razdoblja koja nećete prekidati, i nemojte se bojati ljudima reći da ovog trenutka ne možete rješavati njihov zahtjev te ih prebaciti za kasniji termin ili sutra. Morate i svom timu dati jasnije upute kad vas mogu prekidati, koje informacije da čuvaju za redovne susrete, a što mogu sami riješiti.
4. Ne delegirate pravu moć
Ponekad menadžeri koriste svoje suradnike kao “pomagače”, koji im pomažu u rješavanju zadataka, umjesto da im delegiraju pravu moć nad većim komadima posla. To ostavlja na menadžeru sve odluke o tome što treba uraditi, planiranje, raspodjelu posla, rješavanje neočekivanih događaja i dodjelu takvih zadataka, kao i sav emocionalni teret ako posao bude neuspješan. Iz istog razloga se članovi tima osjećaju neiskorišteno i neispunjeno. Ako im dodijelite značajnije uloge, šire odgovornosti i, što je najvažnije, tražite od njih ishode, a ne aktivnosti, možete puno toga prebaciti na tim i nećete morati identificirati i delegirati svaki komadić posla.
(Prilagođeno s Fast tracka)