Koliko vremena trošite provjeravajući email?
Vrlo vjerojatno je odgovor “puno”. U prosjeku trošimo preko 2 sata na dolaznu elektronsku poštu. Pretpostavimo da ga ne gledamo vikendom: svejedno trošimo PREKO 20 DANA godišnje na email. To je kao da provedete tri tjedna u inboxu – bez da jedete, spavate, ili pauzirate. Dakle, to stvarno jest PUNO.
A u jednadžbu nismo ubacili faktor distrakcije: svaki put kad nam pažnja opadne, treba nam 24 minute da vratimo koncentraciju. Ovako ispada da trošimo gotovo dva mjeseca na email.
Vaša dolazna pošta može postati opasan sifon vremena, prepun pristojno zamaskiranih zadataka, i izlika za odugovlačenje. Jeste li ikad proveli sate odgovarajući na mailove, a na kraju dana imali osjećaj da niste postigli ništa? Osobno sam imao nekoliko takvih dana, kada sam stavljao tuđe prioritete ispred vlastitih.
Kako upravljati emailom, i osloboditi vrijeme? Ako pravilno iskoristite sljedećih 8 principa, uspjet ćete prepoloviti vrijeme provedeno na inboxu, i raditi nešto pametnije, ili zabavnije:
1. Prije pregledavanja emaila postavite prioritete
Čim otvorite email inbox, dočekat će vas mnoštvo zahtijeva.
Većina mailova su u biti zadaci: napravi ovo, pogledaj ono, pošalji mi tu informaciju, pročitaj ovo.
Prije nego krenete rješavati tuđe prioritete, odredite vlastite. Uzmite mali komad papira, i zapišite tri bitna cilja u danu. Prvoga odradite prije nego uopće otvorite mail.
2. Prestanite multitaskati
Kao što smo već mnogo puta naglasili, multitasking je glupost. Ljudski mozak može se samo brzo prebacivati sa zadatka na zadatak. Jeste li ikad tipkali sms dok ste prali zube? Ja jesam, i zubi mi nisu bili previše čisti taj dan. Nemojte multitaskati.
Kad otvarate email, fokusirajte se na što učinkovitije rješavanje bitnih stavki, i ništa drugo. Pisat ćete bolje mailove, u kraćem roku.
3. Nemojte pregledavati email prije spavanja
Ako provjeravate email kasno u noći, narušavate si kvalitetu sna. I to ne samo zbog svjetlosti. Vi “nabrijavate” mozak baš onda kad bi se trebao odmarati. Nadalje, čak i ako zatvorite inbox, misli će vam se nastaviti motati po glavi. To je svojevrsna Pandorina kutija. Ne otvarajte ju.
4. Nemojte gledati email netom nakon ustajanja
Ako vam je u navici gledati mail odmah kad stignete u ured, ili još gore, netom nakon ustajanja, prestanite.
Ranojutarnje provjeravanje maila pravi pomutnju u vašoj glavi, i miješa vam prioritete. Vratite se na točku broj 1!
5. Kako upravljati emailom? Isključite notifikacije
Osim ako vas član obitelji, ili prijatelj zove da je u krizi, ništa nije hitno. Pogotovo ne email. Notifikacije vas usmjeravaju na tuđe prioritete, a zaboravljate na vlastite. One vam kradu koncentraciju.
6. Upoznajte bolje svog email poslužitelja
Svi email poslužitelji vam daju opciju “odgovori svima”, ili “dodaj primatelja”, stoga se okoristite tim opcijama kako bi skratili vrijeme.
Ne bojte se pustiti da prođu sati (pa čak i cijeli dan) između dvije provjere inboxa. Neka drugi znaju što očekivati od vas: jasno naglasite kad ste spremni odgovarati, i držite se tog rasporeda.
7. Prestanite slati šture poruke
Možda mislite da znate sve sažeti u jednu poruku, ali to će samo stvoriti mnoštvo pitanja.
Pišite tako da se obraćate stvarnoj osobi. Ubacite dodatne detalje i pojašnjenja. Predvidite tuđa pitanja, i odgovorite ih. Inspirirajte ljude, tako da ubijete potrebu za dodatnim porukama.
8. Iskoristite mobitel
Nemojte pretvoriti email u chat: neke stvari je bolje obaviti telefonski.
Ako je tema kompleksnija, i iziskuje više poruka, uzmite mobitel. Dvominutni razgovor može vam uštedjeti dane međusobne izmjene mailova.
Sad znate kako upravljati emailom; pratite ovih osam pravila, i napokon ćete imati vremena i energije za bitniji rad…i za odmor. Uživajte u slobodnom vremenu.
(prilagođeno s dumblittleman)
