Zamjenica gradonačelnika Grada Zagreba Olivera Majić i pročelnik Ureda gradonačelnika Miro Laco predstavili su Projekt digitalizacije postupka podnošenja prijava za financiranje programa i projekata udruga koji je uveden u poslovanje Gradske uprave i kojeg udruge koriste za prijavu na Javni natječaj za financiranje programa i projekata udruga za 2018. (otvoren 5. travnja i traje do 7. svibnja) objavljen na internetskoj stranici Grada Zagreba.
Zamjenica gradonačelnika naglasila je da je ovaj Projekt nastavak na nagrađeni projekt Grada Zagreba URBACT III Smartimpact predstavljen prije dva tjedna, koji je proglašen primjerom najbolje europske prakse u području organizacije, a koji odgovara na konkretno pitanje – pitanje digitalizacije postupaka podnošenja prijava za financiranje programa i projekata Europske unije. Koliko digitalizacija i budućnost ureda bez papira te mogućnost apliciranja i rješavanja određenih zahtjeva građana grada Zagreba i poslovnih subjekata prema Gradu znači za obje strane, kao i koliko je to važno i kolike su uštede, ne trebamo naglašavati.
Na području Zagreba imamo registrirano 12.245 udruga u 2018. koje se mogu i koje se natječaju za potpore programa i projekata, a u 2017. je dodijeljeno 951 potpora za programe i projekte iz 15 različitih programskih područja. Za tu prijavu udruge moraju popuniti pet obrazaca i priložiti šest dokumenata, stoga vam je jasno koliko je to papira i koliko to odugovlači poslovne procese i, u krajnjem slučaju, utječe na okoliš, dodala je zamjenica Majić, istaknuvši da današnji Projekt digitalizacije sve to rješava i ubrzava jer udruge trebaju popuniti samo jedan on-line obrazac, a sva potrebna dokumentacije se učitava, odnosno obuhvaća uz prijavu. Dakle, imamo kompletno digitaliziranu prijavu za financiranje programa i projekata Europske unije. Na ovaj način, dodala je, Gradska uprava je dostupna 24 sata sedam dana u tjednu bez obzira na radno vrijeme i mjesto gdje se nalazi korisnik.
Zamjenica je, također, podsjetila da Grad Zagreb do sada ima digitalizirane sljedeće usluge: izdavanje dokumenata sudskim procjeniteljima u svrhu izrade nalaza i mišljenja, Moj Zagreb, E- pisarnicu i Geoportal Grada Zagreba, te da će i dalje nastaviti modernizirati sve poslovne procese koji se po svojoj prirodi mogu prevesti u digitalni oblik .
Pročelnik Laco je istaknuo da se nakon skeniranja stanja u Gradskoj upravi 2012. zaključilo da se treba krenuti ka e-poslovanju te da je tada, odlukom gradonačelnika, formirana Služba za unapređenje poslovnih procesa. Nakon opsežnog posla u kojem je sudjelovalo preko 500 zaposlenika, popisani su svi procesi Grada Zagreba – njih preko 400 i održano oko 300 radionica, nakon čega smo stavili naglasak na digitalizaciju poslovnih procesa koji idu prema građanima kako bi im olakšali poslovanje i komunikaciju s Upravom, budući da građani godišnje podnesu 850.000 prijavaka, a zaposlenici izdaju godišnje 900.000 dokumenata.
Za uvođenje digitalizacije postupka podnošenja prijava za financiranje programa i projekata udruga, prethodio je i posao prilagodbe i modeliranja procesa te edukacija članova 1000 udruga za postupak prijave, rekao je pročelnik.
Pročelnik je dodao da je papirologija s pet obrazaca i šest priloga sada objedinjena u jednom elektroničkom obrascu u koji se dodaju svi potrebni prilozi što, između ostalog, znači i to da se udruga koja ima dugovanja neće moći prijaviti na Natječaj.
Cijeli postupak se odvija preko sustava e-građani. Kako bi krenuli u postupak osoba ovlaštena od Udruge pristupa na službene mrežne stranice Grada Zagreba te klikom na e-pisarnicu ulazi na područje e-isprava. U e-ispravama prelazi na područje e-prijavnice gdje se otvara 15 tematskih područja na koje se udruge mogu javiti. Klikom za prijavu otvara se područje kojim se udruga bavi. Znatno olakšanje udrugama i zaposlenicima je i to da će se i izvješća slati u elektronskom obliku.
Dva povjerenstva odlučuju o prijavama i odobravaju sredstava, a nakon objave zaključka udruge dobivaju odluke o odobrenim sredstvima. Također, nakon prijave elektronska pisarnica udruge obavještava udruge pod kojim brojem je prijava zaprimljena i urudžbirana.
Natječaj je otvoren 5. travnja i traje do 7. svibnja, a do sada je izvršena 551 prijava. Prošle je godine bilo odobreno 951 potpora, ali budući da je praksa da se često prijavljuju u zadnjim danima Natječaja, vjerujemo da će i ove godine biti ispunjena ta kvota, zaključio je pročelnik.
Pročelnik Laco najavio je i da se priprema digitalizacija pojedinih usluga dvaju upravnih tijela, Ureda za demografiju – opremanje novorođenčadi i roditelj-odgajatelj i Ureda za financiranje – prihvat elektroničkog računa, što su, kako je istaknuo, također opsežni projekti.
