Sastanci ne troše vrijeme samo dok traju. Vrijeme odlazi i na pripremu, zapisivanje, slanje zaključaka i kasnije provjeravanje tko je što trebao napraviti.
Upravo tu AI može biti praktično koristan.
Prije sastanka možete mu dati prethodne zapisnike, relevantne mailove i dokumente te tražiti sažetak konteksta, otvorena pitanja i prijedlog dnevnog reda. Time se smanjuje vjerojatnost da prvih 15 minuta sastanka potrošite na rekonstruiranje onoga što se dogodilo prošli put.
Ako organizacija koristi alat za transkripciju, AI nakon sastanka može izdvojiti odluke, zadatke, odgovorne osobe i rokove.
Ali snimanje nije samo tehničko pitanje
U Hrvatskoj i EU-u obrada razgovora, osobnih podataka i poslovnih informacija može imati pravne i interne posljedice. Prije automatskog snimanja ili transkripcije provjerite pravila kompanije i jesu li sudionici o tome obaviješteni.
Nakon sastanka AI može napraviti nacrt follow-up maila: što je odlučeno, tko radi što i do kada. Čovjek ipak mora provjeriti jesu li odgovornosti ispravno pripisane.
I postoji još jedna važna granica.
AI može napraviti savršen zapis vrlo lošeg sastanka.
Ne može automatski popraviti sastanak bez jasnog cilja, s previše ljudi i bez osobe koja ima mandat donijeti odluku.
Najbolja uporaba zato nije da AI bilježi još više sastanaka. Nego da administraciju oko sastanaka smanji toliko da ljudi mogu više vremena posvetiti stvarnim odlukama.