Mala tvrtka može imati cloud, CRM, novi računovodstveni sustav, Teams, nekoliko AI alata i zaposlenike koji svakodnevno rade na prijenosnim računalima, a da pritom i dalje posluje gotovo jednako kao prije deset godina.
To je jedna od važnijih poruka ovogodišnjeg izvješća Europske komisije o hrvatskom napretku u Digitalnom desetljeću. Hrvatska ima sve bolju digitalnu infrastrukturu i napreduje u pojedinim strateškim tehnološkim područjima, ali šire gospodarstvo još ne koristi puni potencijal digitalizacije. Posebno se izdvajaju mala i srednja poduzeća, koja zaostaju u osnovnoj digitalnoj intenzivnosti i usvajanju naprednih tehnologija.
Najlakši odgovor na takvu dijagnozu bio bi: tvrtkama treba još tehnologije. U praksi je problem često drukčiji. Tehnologija je kupljena, ali način rada nije promijenjen.
Digitalizirani papir i dalje je papir
Ako zaposlenik podatke iz jednog sustava ručno prepisuje u drugi, posao nije stvarno digitaliziran zato što se više ne koristi papir. Ako se izvještaj i dalje izrađuje tako da pet ljudi jednom tjedno šalje Excel tablice šestoj osobi koja ih spaja, cloud nije riješio proces. Ako se CRM koristi samo kao adresar, tvrtka ima CRM, ali nema nužno bolji prodajni sustav.
Digitalna transformacija počinje neugodnim pitanjem: zašto neki proces uopće izgleda tako kako izgleda? Tek nakon toga dolazi pitanje koji ga alat može poboljšati.
U suprotnom se lako dogodi da organizacija digitalizira postojeću birokraciju. Koraci ostanu isti, odobrenja ostanu ista, informacije se i dalje višestruko unose, samo se sve događa na ekranu.
Najskuplji alat je onaj koji nitko ozbiljno ne koristi
Male tvrtke imaju još jedan specifičan problem. Nemaju velike IT odjele ni timove za transformaciju, pa se odluka o novom alatu često donese vrlo brzo: netko vidi prezentaciju, konkurent koristi isto rješenje ili postoji subvencija, pa se proizvod kupi.
Nakon početnog entuzijazma zaposlenici otkriju da novi sustav zahtijeva dodatni unos podataka, da nije povezan s drugim alatima ili da nitko nije jasno odlučio koji je proces sada službeni. Stari Excel zato ostane „za svaki slučaj“, paralelno se vodi nova aplikacija, a dio ekipe nastavlja raditi po starom.
Rezultat nije digitalizacija nego dupli posao.
Prije kupnje tehnologije zato je korisno odgovoriti na nekoliko jednostavnih pitanja: koji problem rješavamo, koliko vremena ili pogrešaka danas taj problem proizvodi, tko će biti vlasnik novog procesa i što ćemo nakon uvođenja prestati raditi na stari način?
AI je dobar primjer zašto alat nije strategija
Umjetna inteligencija posljednjih je godina postala najvidljiviji primjer istog problema. Tvrtka može zaposlenicima otvoriti račune za nekoliko AI servisa i formalno reći da je „uvela AI“. Ali ako ljudi ne znaju za koje procese ga smiju koristiti, što ne smiju unositi, kako provjeravaju rezultate i tko odgovara za konačnu odluku, stvarna korist ostat će slučajna.
Europska komisija upravo zato Hrvatskoj preporučuje ubrzanje primjene AI-ja i drugih naprednih tehnologija posebno u malim i mikro poduzećima, ali upozorava i na nedostatak digitalnih vještina te stručnjaka koji bi takve promjene mogli provesti.
Drugim riječima, tehnologija i znanje moraju rasti zajedno.
Bolje jedan proces do kraja nego deset alata napola
Za malu tvrtku često nema smisla krenuti velikim programom „digitalne transformacije“. Puno praktičniji pristup je odabrati jedan proces koji troši puno vremena ili proizvodi dovoljno pogrešaka da se poboljšanje može jasno vidjeti.
To može biti obrada upita kupaca, izrada ponuda, planiranje proizvodnje, unos računa, priprema tjednog izvještaja ili praćenje projekata. Proces treba prvo nacrtati onakav kakav jest, ukloniti nepotrebne korake, a tek onda odlučiti što se može automatizirati i kojim alatom.
Nakon nekoliko mjeseci odgovor bi trebao biti mjerljiv: je li posao brži, ima li manje grešaka, jesu li informacije dostupnije i jesu li zaposlenici prestali voditi paralelne privatne tablice.
Ako je odgovor ne, tvrtka možda ima novu tehnologiju. Ali još nema digitalnu transformaciju.